Как и для чего проводить оценку работы склада?

В современном конкурентном мире успех Логистического Оператора во многом зависит от того, на сколько продуктивно и эффективно работает Склад; а также на сколько он соответствует стандартам, и удовлетворяет ожиданиям Клиентов.

Разберём сегодня один из источников информации бенчмаркинга, к которому прибегают большинство компаний - привлечение теоретиков, экспертов-маркетологов, аудиторов, в том числе консультантов из отраслевых НИИ.

Данный источник информации позволяет оценить, на сколько показатели работы вашего склада соответствуют ожиданиям, для этого проводится комплексная оценка работы склада: комплексный анализ работы с поиском возможностей улучшения продуктивности и повышения экономичности.

Хорошая оценка работы склада подразумевает качественный и количественный анализ складских операций, позволяет измерить продуктивность, уровень обслуживания клиентов, показывает, где реально находится компания и куда следует двигаться дальше. При проведении анализа следует помнить: «Что мы не замеряем, то мы не контролируем и, как следствие — не можем улучшить!». Привлечение сторонних экспертов для оценки работы склада, позволяет взглянуть на все процессы независимым взглядом и повысить качество экспертизы.

5 компонентов оценки работы склада

Процесс оценки работы склада позволяет определить те области, где потенциально есть возможности улучшения показателей работы. Основные же компоненты оценки работы склада следующие:

1.         Обход и наблюдение;

2.         Сбор данных о работе склада;

3.         Опрос ключевых сотрудников склада;

4.         Анализ существующей отчетности по складу;

5.         Эталонное тестирование — сравнение собственных показателей с отраслевыми стандартами;

Обход и наблюдение. Это самый первый шаг в оценке работы склада, он подразумевает обход всего складского комплекса наблюдение за тем, как и на сколько эффективно протекают основные складские процессы. В ходе наблюдения, формируется общее впечатление, гипотеза о работе склада, и задаётся направление всему последующему анализу оценки работы склада, которые требуют более детального изучения.

После обхода видно: общее состояние и чистота помещений, вовлеченность и мотивация сотрудников, средний темп работы, захламленность склада, эффективное использование средств автоматизации и механизации, использование площади и объема склада.

Сбор данных. Этот шаг предполагает сбор некоторого количества первичных данных. В процессе оценки работы нужно собрать всю информацию воедино, возможно какие-то данные собирались ранее для иных целей, на этом шаге определяется: что уже есть, чего недостает, ожидания и стандарты, касательно показателей работы склада.  Если компания производит складскую работу через WMS – это намного упрощает процесс получения фактических данных.

Опрос сотрудников склада. Следующий важный шаг оценки работы склада — опрос сотрудников, непосредственно вовлеченных в выполнение складских операций. Для начала опрашивается руководящий состав, чтобы узнать их стратегическое видение работы склада, планы относительно изменение грузооборота, складских процессов, ассортимента и т.д. Затем проводится опрос рядовых сотрудников, непосредственно выполняющих работу по обработке грузопотока на складе. Если кто и знает, какие есть проблемы в работе и каковы пути их решения — то это люди, непосредственно принимающие участие в работе. Ни в коем случае нельзя пренебрегать этим методом сбора информации.

Анализ отчетности. Прежде всего смотрим отчеты, отражающие базовые показатели работы склада: уровень обслуживания клиентов, точность выполнения и отгрузки заказов, количество возвратов, результаты инвентаризаций, скорость сборки заказов, пополнения и т.д.

Изучение этой отчетности позволяет выявить, какие подразделения склада соответствуют стандартам работы, а с какими еще нужно работать.

Эталонное тестирование (бенчмаркинг). Оценка работы склада должна подразумевать сравнение фактических показателей работы склада с установленными Компанией стандартами. При этом сравнение фактических и целевых показателей с показателями других Компаний также будут полезны с точки зрения определения эффективности работы склада, для этого выбираются компании, которые максимально аналогичны.

Такие сравнения могут показать те складские процессы, которые требуют более детального изучения.

Также важно удостовериться, что показатели, которые измеряются действительно отражают реальную работу внутри склада, выраженную в человеко-часах, количестве операций, весе, объеме, количестве грузовых мест и т.п., а не в % от объема продаж.

Показатели, которые используются при оценке работы склада могут включать:

         Общую стоимость обработки складом строки заказа, единицы товара и т.п.

         Количество операций по приемке, сборке, отгрузки заказов за 1 человеко час;

         Количество упакованных коробов за 1 человеко час;

         Количество выполненных строк заказов за 1 человеко час;

         Стоимость доставки заказов;

         Количество заказов и валовая выручка на 1 квадратный метр склада;

         Уровень обслуживания клиентов (% выполнения заказов);

         Ставки оплаты труда сотрудников;

         Внутрисменные и сезонные колебания грузооборота;

         % использования площади и объема склада

Последний шаг: от анализа к действию

Как только соберётся и про анализируется вся нужная информация о работе склада, сформируется видение того, что делается верно, и над чем стоит поработать.

Но работа на этом не заканчивается. Чтобы оценка не прошла впустую, а принесла нужный результат, следующий шаг оценки работы склада — составление плана действий. Составляя план, концентрируемся на тех областях, где ожидается максимальный результат выполненных действий.

Перед обнародованием списка необходимых изменений в работе, чтобы не слишком шокировать сотрудников, вспомним принцип Паретто: 20% действий приносят 80% результата. Определим эти 20% действий, которые принесут максимум результата и сконцентрируемся на них.

В итоге — при составлении плана на бумаге, распишем каждое необходимое изменение по шагам. Изменения, внедряемые мелкими шагами, буду более эффективны, и лучше восприняты сотрудниками, нежели один большой революционный скачок. Пошаговое внедрение позволяет также отслеживать эффективность тех или иных действий. В плане отражаем шаги внедрения необходимых изменений, назначаем ответственные лица и сроки исполнения.

Чтобы быть уверенным, что склад удовлетворяет потребностям бизнеса и ожиданиям Клиентов, необходимо постоянно контролировать его работу по различным ключевым показателям (KPI).